仕事が何故、期限に間に合わないのか?

仕事の計画

 

ビジネスパーソンなら部下の仕事が遅れており「なんでこんな時期にまで出来ていないんだ」と思う事は、1度や2度あると思う。本来であれば、部下がきちんと進捗を連絡し、途中で報告する。もしくは、上司が進捗を確認し、期限に間に合うかハンドリングする。この何れかが行われていれば、締切間近になって急遽残業したり、誰かに手伝ってもらうという事態にも陥らない。

最近では、ガントチャートやタスク管理のソフトも色々出ているし、アラートが出てくるツールも結構ある。よって、この手の進捗管理というのは、もはや人間がやるべきことでは無く、その事によって上司や部下もヤキモキする時代ではないのかもしれない。AIで仕事の進捗を管理し、成果物に対して人間がフィードバックする事がベスト。

 

うちの事例はこうだった。

期日までに用意しないといけない研修資料があった。1か月前から用意を指示していたが、締切1週間前になり資料を出させるととんでもない事に。そもそも、過去数回作らせた事はあったが、そんなに気にせず見ていなかった為、資料が酷いありさまだった。そして、案の定、一般事務社員が残業を毎日し作る事になった。さらに、それを毎日チェックし調整事項をレビューし続けるのは、私の役目であった。

小規模企業で経営を何十年とやっても、未だにWordやExcel、パワポについて言ったり、表現や言葉遣いに関して言わないといけないというのは、心底がっかりすると共に自分の能力不足を呪う要因となる。普通ならばそれは、経営者の下の層の人間が教えるべきものだが、文鎮型組織の為、そうなっていない。

 

本来、こういう出来事は、ビジネスパーソンであれば20代後半で経験する類のものであり、そこで上司や部下もどういう風にやれば、円滑に進むか分かっている為、事故が起きにくい。うちで事故が起きたのは、20代で起業しマネジメント経験がない私と小さな会社に入社してもらえる人財の仕事レベルが相まって、このような状態になった。

基本的に仕事に期限がある場合、一定のクオリティでまとまらない要因というのは、色々あるのだろうが今回気付いた事で言えば

 

  • 仕事の期限、内容、体裁、フォーマットなど要求事項を明確にするか否かの選定
  • 仕事の計画、報告タイミングの共有
  • スキルレベルの事前把握

 

この3点だけ。凄くレベルの低い事を話していると思われるかもしれないが、それが残念ながら事実であり私の実力。企業において、仕事が計画通りに品質が担保された状態でずっと仕事が出来れば、伸びないはずはない。

私のケースは、正直「あの案件用の研修資料を作っておいて。1か月後に必要になるから」。たったこれだけだった。そして、1週間経過した時点で「あと3週間だけど研修資料よろしくね」と。その間、報告も相談もなく1週間前になり「大丈夫?あと5日しかないけど」。

 

この人物、前々から相談なし、報告なし、成果物を見せてくれと言わない限り出してこず、結局怒られて終わりを繰り返していた。私も同じ事を繰り返す馬鹿にはなりたくないと思い、同じ事例がここ2回続いた事を話、今回もそうだとうちら馬鹿だよね。という話をすると逆ギレ。「先週出そうと思ったが今は、これが忙しくて全然出来て無かった。それは分かってもらえますか」と。

いやその前に1か月あったのだから、それも見越して着手すれば余裕だろ。とここまでは、雰囲気の流れと感情的な流れの話。

 

小規模事業者ならよくある話か。どうだろう。まあいいか。

今後は、この社員には、仕事の期限と計画を一緒に策定し、報告タイミングと途中経過の報告内容も決めた形で仕事をしてみようと思う。ただ、40代過ぎでマネジメント経験ありで入社した社員が、タッチタイピングが遅いとか、ワード、エクセルがままならないとか、正直思いもよらなかった。逆に勤続数年たってこれが露呈している事も本当によくない。

正直「こんなこともやらないといけないのか。自分の仕事だってただでさえ多いのに」と思ってしまう事もあるが余計な事。零細企業の社長は、業務幅が広いのが一般的。1人で経理、労務、総務、法務、人事、広報、営業、Webディレクション、システムディレクション、グロースハッカー、カスタマーサポートなどなど、自営業に近い形でフルな人も多いのではないか。多くないか・・・

 

まあただ、それも自分がそう選択しているから。だったら雇えばいいとか。そんな稼げないビジネスモデル辞めればいいとか。育成をしっかりすればいいとか。「だったらお前がやってみろ」といつも言いたくなってしまうがやるしかない。企業で起こる事の全責任は、いつも社長のせいなのだから。

零細企業に来る人材と一緒に、成長を目指すしか生き残る道はない。それも含め、優秀な人材などはなから来ない事を前提にするのか、魅力的な人材を集める為に施策するのか。もしくは、そこそこの人材を育成する方向か。

 

と、また脱線してしまった。今回のテーマは「期限に間に合わせる仕事」。時間的には1か月もあり問題なかったが、計画がおしりだけであったのでダメだった。中の計画も共有しなければ。これが2日に1回でも確認していれば、こうはならなかった。ワードやパワポのスキルが足りなくても、大丈夫だった。全ては、計画の無さ。

 

十何年も経営して、今更これに気付く

 

遅すぎる事はない

 

 

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